Типовые вопросы при переходе с конфигураций 1С версии 7.7 на 8 для бюджетных учреждений

1. Как в Бухгалтерии бюджетного учреждения 8 вести учет расчетов с подотчетными лицами?

В ББУ 8 документ "Аванс подотчетному лицу" (меню "Расчеты->Расчеты с подотчетными лицами->Аванс подотчетному лицу") не является полным аналогом документа "Авансовый отчет" конфигурации версии 7.7. В прошлой версии документ сам формировал движения по 208 счету, в 8 версии этот документ является дополнительным субконто на счете 208, которое нужно для сбора различных документов в один авансовый отчет.

Работа с этим документом может проходить по двум различным сценариям:

1. Подотчетное лицо получает деньги (наличные или безналичные) и после этого отчитывается за приобретенные матценности или услуги.

2. Подотчетное лицо приобретает мат.ценности или услуги и уже по факту произведенных затрат ему компенсируются его расходы.

С точки зрения бюджетного учета, "правильным" методом является первый вариант работы, но на практике часто встречается и второй, особенно в тех случаях, когда затраты подотчетного лица сложно прогнозируемы. Поэтому мы рассмотрим оба варианта.

В первом случае общая схема работы имеет следующий вид:

1. Для выдачи наличных денег создаем новый документ "Аванс подотчетному лицу", выбираем сотрудника и реквизит "Обязательство" (справочник "Договора и иные основания возникновения обязательств, в котором можно создать элемент вида "Авансовые отчеты Иванова И.И.")

2. В табличной части на закладке "Заявление" заполняем строчки с бюджетной классификацией, по которой планируется выдача денежных средств и суммами по конкретным статьям КОСГУ.

3. После этого по кнопке "Печать" можно распечатать заявление от подотчетного лица на выдачу денежных средств и передать его подотчетному лицу для подписи.

4. По кнопке "Ввести РКО" регистрируем кассовый документ, при этом программа автоматически заполнит шапку РКО и табличную часть с указанием всех необходимых кодов. Обратите внимание, что в табличной части у выбранного субсчета 208 счета программа автоматически проставила ссылку на созданный нами документ "Аванс подотчетному лицу". Если вы не хотите формировать "Заявление", то можно начать работу сразу с документа "РКО", при этом заполняя табличную часть нужно будет при выборе третьего субконто у счета 208 создать новый пустой документ "Аванс подотчетному лицу", в котором заполнить только реквизиты "Сотрудник" и "Обязательство".

5. Регистрируем все первичные документы, которые содержат информацию по приобретениям подотчетного лица. Это могут быть документы "Поступление материалов", "Услуги сторонних организаций", "Операция введенная вручную" и т.п. Самое главное - в этих документах при выборе 208 счета нужно выбрать ссылку на ТОТ ЖЕ документ "Аванс подотчетному лицу", который мы использовали при выдаче денег в РКО. (Если вы пользуетесь безналичным перечислением, то в этом случае в этой схеме замените "РКО" на "Кассовое выбытие").

6. После того, как все приобретенные материалы, ОС, услуги зарегистрированны соответствующими документами, открываем наш документ "Аванс подотчетному лицу" и выбираем закладку "Авансовый отчет". В верхней панели документа нажимаем кнопку "Заполнить". При этом программа соберет все документы, в которых использовался этот документ и заполнит таблицу кассовых документов "Расходными кассовыми ордерами" или "Кассовыми выбытиями", а таблицу расходов - документами, подтверждающими расходы. После этого в шапке документа ставим дату завершенного авансового отчета, при этом программа автоматически присвоит ему номер и можно будет распечатать готовую форму авансового отчета.

7. Для формирования следующего авансового отчета нужно будет по этому сотруднику создать новый документ "Аванс подотчетному лицу".

По второму варианту схема работы имеет следующий вид:

1. Создаем новый документ "Аванс подотчетному лицу", выбираем сотрудника и реквизит "Обязательство" (справочник "Договора и иные основания возникновения обязательств, в котором можно создать элемент вида "Авансовые отчеты Иванова И.И.")

2. Регистрируем все первичные документы, которые содержат информацию по приобретениям подотчетного лица. Это могут быть документы "Поступление материалов", "Услуги сторонних организаций", "Операция введенная вручную" и т.п. Самое главное - в этих документах при выборе 208 счета нужно выбирать ссылку на ОДИН И ТОТ ЖЕ документ "Аванс подотчетному лицу" во всех документах, которыми мы регистрируем расходы.

3. После регистрации всех документов оформляем "РКО", в котором в табличной части у 208 счета заполняем ссылку на ЭТОТ ЖЕ "Аванс подотчетному лицу".

4.  После этого открываем наш документ "Аванс подотчетному лицу" и выбираем закладку "Авансовый отчет". В верхней панели документа нажимаем кнопку "Заполнить". При этом программа соберет все документы, в которых использовался этот документ и заполнит таблицу кассовых документов "Расходными кассовыми ордерами" или "Кассовыми выбытиями", а таблицу расходов - документами, подтверждающими расходы. После этого в шапке документа ставим дату завершенного авансового отчета, при этом программа автоматически присвоит ему номер и можно будет распечатать готовую форму авансового отчета.

5. Для формирования следующего авансового отчета нужно будет по этому сотруднику создать новый документ "Аванс подотчетному лицу".

2. Почему при переходе на Бухгалтерию государственного учреждения 8 у нас выбран план счетов по приказу 162н для казенных учреждений, хотя мы являемся бюджетной организацией? (вопрос потерял актуальность из-за перехода с 2012 года бюджетных организаций на финансирование по субсидиям)

Если бюджетное учреждение не перешло на новое финансирование по субсидиям, то до момента этого перехода оно должно вести учет по приказу 162н для казенных учреждений.

3. Почему при попытке проведения документа Кассовое поступление, Кассовое выбытие, ПКО, РКО  он не проводится с сообщением не указан КПС (Дт) или КПС (Кт), КПС счета кассы?

Возможны два варианта:

1. Если учреждение - казенное. Это означает, что для этой организации не создан рабочий счет по счетам 201 группы. На этих счетах учет ведется в разрезе КИВФ. Для "привязки" КИВФ к этому счету нужно зайти в программе в меню "Бухгалтерский учет -> Стартовый помощник", на первой закладке нужно установить галочку "Редактировать данные существующего учреждения", выбрать свою организацию и по шагам пройти помощник, указывая все реквизиты. На закладке "Счета кассовых расходов" производится привязка КПС с видом КИВФ к счетам учета 201 группы. Если учет в базе ведется по нескольким организациям, то стартовый помощник нужно запустить по всем учреждениям. При этом программа "запомнит" этот реквизит и будет автоматически подставлять его в документах работающих с 201-ми счетами.

2. Если учреждение - бюджетное или автономное. В отличие от казенных, у таких учреждений на 201 счете учет не ведется в разрезе КИВФ. Для того, чтобы была возможность указать по какому КПС проводится движение, нужно в табличной части документа (ПКО, РКО, Кассовое выбытие или поступление) нажать правой кнопкой на любой строке документа, выбрать пункт меню "Настройка списка". В отрывшемся окне поставить галочку напротив "(Дт) КПС" или "(Кт) КПС" (для Кассового поступления или выбытия соответственно), или "КБК счета кассы" для РКО и ПКО. После этого нажать "ОК". В таблице документа в самом конце появится новая колонка, где и нужно будет указывать нужный для этой операции КПС.